Nyckeltala för att nå gemensamma mål

Nyckeltal som används på rätt sätt kan bidra till att hela organisationen når gemensamma mål. Det menar Magnus Hedenskog, controller på Försäkringskassan.

Det är sällan brist på mått i organisationer och företag. Problemet är snarare att kunna begränsa dem och använda dem rätt. Annars är risken stor för negativa konsekvenser.

– Bara när det gäller de löpande uppföljningsmåtten för verksamhetsrapportering, som statistik över handläggningstid, ärenden och liknande, har vi 500 månatliga rapporter. Och då har vi inte ens kommit till den ekonomiska rapporteringen, säger Magnus Hedenskog som föreläser om nyckeltal på Controllerdagen.

Men det är inte bara förekomsten av alltför många mått som kan bli problem.

– Det är också lätt att måtten styr oss åt fel håll, att vi fokuserar på något som inte nödvändigtvis gynnar helheten, säger han.

Som exempel nämner han mått som anger när en viss andel av ett ärende ska vara klara, exempelvis att 70–90 procent av ett ärende ska vara klart inom 30 dagar. Om det måttet får för stor genomslagskraft är risken stor att handläggarna jobbar på snabbt fram till dess och sen är det svårare att få till ett avslut.

Fokuserar man bara på dessa nyckeltal riskerar man att glömma bort andra delar. Magnus Hedenskog menar att utmaningen är att se till att få med alla aspekter som måste finnas med och samtidigt få styreffekt.

– Man måste arbeta med en bredare palett av olika nyckeltal som tillsammans visar en helhet och som sammantaget ger en bra bild av hur det står till på området. Det ger en bättre och mer sann bild än att försöka hitta ett enda mått, säger han.

Men att kombinera ett antal nyckeltal handlar inte om att slå ihop allt till ett sammanslaget index. Då kan det lätt bli fel.
Det är också viktigt att göra bakomliggande analyser och komplettera med olika typer av kontrollvärden som kan flagga när något går åt fel håll.

Han menar också att skillnaden mellan offentlig och privat verksamhet inte är så stor som många tror, utan pekar hellre på likheterna. Oavsett om en organisation har som mål att ta sig in på börsen eller få ner arbetslösheten måste man få människor att dra åt det håll och agera som man vill.